数据文件的收纳方法 最后要做成家庭活页夹

数据文件的收纳方法 最后要做成家庭活页夹

以整理客厅的角度来说,各自的物品就要收纳到各自的房间里去,这就是基本原则。但 相反来说,不论是哪一个家庭,绝对要放在客厅的物品是什么呢?那就是家庭活页夹。

如果已经分类出要丢弃与要保留的文件之后,接下来就是要制作家庭活页夹,来统一管 理全家人的共有数据文件。如此一来,就不会见到数据与邮件到处乱摆,孩子学校的文件 及宣传单也不会丢得到处都是,光是做到这一点,客厅就会变成相当清爽整齐。

而最重要的重点就是,家里每个成员都能清楚知道活页夹的内容,然后5秒钟就能拿出自己想要的数据。

其实我从短大毕业之后,曾经到一间电机制造商公司工作,关于整理资料文件,我可是 相当擅长。所以在整理课程之中,我的数据活页夹也大获好评,不论哪个家庭对于这一点 都非常开心。那么,现在就将我长年培养出来的、家庭活页夹的制作方式,毫不保留地全部告诉大家。

必须要准备的物品有4样。

 

(必须准备的物品,全部都是A 4尺寸)

  • 文件盒
  • 个别档案夹
  • 棒状扣件
  • 透明资料袋

这4项是制作家庭活页夹时的必备用品。那一家公司出品的东西都没关系,而我自己最 爱用的是外型简洁的、无印良品的「聚丙烯材质的文件盒」。

而家庭活页夹的外型也很重要,当你打开橱 柜门时,一眼所见到的当然不希望是难看的景致。我建议统一使用简洁造型的白色文件盒,排列在一起看起来真是美观。

顺带一提,所谓的个别档案夹,就是为了夹住文件来保存时,区隔类别的纸制档案夹。如果是 没有折迭的单张文件,只要直接夹进档案夹里即可。

另外,关于卡片类物品,可以用一张一张以透明袋,来区分的透明数据袋保管。这时,可以在个别档案夹装上棒状扣件,固定住透明数据袋。

使用这几项物品,分类来完成数据盒。不论是哪一个家庭,家里的数据文件大多都能用以下6种「基本分类」来整理。

  1. 生活
  2. 健康
  3. 金钱
  4. 教育
  5. 使用说明书/保证书
  6. 未处理文件

严选完必须保留的数据文件之后,先大致分成这6种类别,一张一张地陆续放进文件盒里收纳。

之后,再将每一个文件盒,以纸制档案夹来更加详细分类。例如像以下的方式。

1生活—「店卡」、「垃圾分类表」、「护照」、「印鉴登录证明书」、「喜帖、贺卡等」

2.健康—「预防针预定类文件」、「健保卡」、「挂号单」、「健康诊断书」

3.金钱—「税金缴纳存根」、「保单」、「房贷」、「国民年金」、「寿险扣除文件」、「医 疗费收据」

4.教育—「年间活动预定表」、「补习班」、「练习课程」、「在家学习管理文件」、「制 服申请书」

通常我都会强调收纳只需要「大致分类」即可,但关于数据文件却是例外。如果分类过 于马虎,就会难以检索出自己要找的东西。

所以我认为必须要详细的分类才行。因应需求,请制作档案夹的分类来。

做完详细分类之后,所有内容都贴上标签,即可完成。

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