数据文件的收纳方式 数据文件是全家人所共有

数据文件的收纳方式 数据文件是全家人所共有

如果有信件寄到家里来,请当场确认是否需要保留,不需要保留的文件就即刻丢进垃圾 桶里。而必要的文件就放进「未处理文件盒」里,只需要5分钟就能够做完这些事情,请一 天保管一次。只要都以这样的方式来管理,就不会再产生随处乱放的邮件与宣传单,客厅 看起来也不会有「杂乱无章」的感觉。

家庭文件盒只需要5秒钟就能够将文件拿出来,学校方面的通知单或是垃圾行事历,就 不需要再贴在冰箱或墙壁上,房间会显得更加清爽好整理。

纸制档案夹的优点是容易看清里面的文件,也非常方便检索。因此,也很容易确认出在 既存文件中已经不需要再保留的文件。

如果不随时丢掉这些不需要的文件,即使家庭文件盒做得多么完整,不久之后,盒子还 是会被文件挤得鼓起来。当你放进文件时,就是你确认丢弃文件的时刻,千万不要忘记这1点。

(数据文件管理的流程)

 

数据文件寄到家里

 

当场判断是否需要保留,丢进垃圾桶或是未处理文件盒里

 

能够以扫描方式处理的文件就扫描起来

 

需要保管的文件,请放进该分类的档案夹里。同时确认,是否有不再需要保留的文件

 

如果找不到适合放置的档案夹,就做出I个新的分类档案来

如此一来,家中的数据文件就能够统一管理了。

另外,如果制作好家庭文件盒,一定要告知家里每位成员,这是相当重要的事情。因为这是全家人共享的客厅,全家每一个人都必须要知道物品的所在处,也是维持住家整齐清爽的秘诀。

只要做好分类,全家不论哪一位成员都能够掌握文件盒的内容,孩子们就不会再询问:「妈妈,健保卡在哪里?」再发生类似这样的事情。

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